El correo electrónico es una herramienta muy poderosa, a la que no siempre se le saca
todo el partido. Redactar emails bien estructurados y desarrollados puede ser clave para
que un proyecto alcance el éxito o fracase.
Una tendencia que también se repite en el ejército, dónde un email puede ser la
diferencia entre cumplir una misión o que la misma fracase. Kabir Sehgal, veterano del
ejército de Estados Unidos -además de exvicepresidente de J.P.Morgan y ganador de un
Grammy Latino- cuenta en un artículo en el Harvard Business Review algunos de los
trucos que aprendió en su etapa militar para escribir un email con éxito.
«Desde que regresé del ejército he aplicado estas lecciones en los correos electrónicos
que escribo en el trabajo, y se han vuelto más nítidos y limpios, logrando respuestas más
rápidas y de mayor calidad de compañeros y clientes», asegura Sehgal.
- Usar palabras clave en el asunto.
El asunto es el elemento clave de un correo electrónico, lo primero que ve el
destinatario, por lo que debe cuidarse su redacción. Para maximizar su utilidad, en el
mundo militar acompañan dicho asunto con una palabra clave que indica claramente
cuál es el propósito del correo. Algunas de estas palabras clave son:
ACCIÓN: Cuando se le va a pedir al receptor que tome alguna medida
FIRMAR: Requiere la firma del destinatario
INFORMACIÓN: El email tiene un propósito meramente informativo, no requiere nada
del receptor.
SOLICITUD: pide permiso o aprobación al destinatario.
PREGUNTA: el receptor debe responder una cuestión.
Con estas palabras clave, además, se logra llamar la atención del receptor del email, ya
que destacará en su bandeja de entrada.
- Resumen en la primera línea.
Los correos electrónicos militares comienzan con una primera línea en la que resume el
contenido del email, y que debe dar una respuesta rápida a las famosas 5W del
periodismo (quién, qué, cuándo, dónde y por qué). Esta primera línea debe ayudar al
receptor a comprender cómo le afecta el email.
Además, con este ‘truco’ se centra la información que se quiere dar y evita que se pierda
lo que realmente importa en el cuerpo del texto. De paso, ayuda al emisor a centrar lo
que se quiere transmitir, clarificando sus propias ideas.
- Ahorro de palabras.
El personal militar sabe que los emails cortos son más eficaces que los largos, por lo
que tratan de optimizar las palabras al máximo. Además, evitan la voz pasiva, que
tiende a alargar las frases; recurren a la voz activa, con el sujeto delante del verbo. El
objetivo es que todo el cuerpo del email quepa en la pantalla, para evitar que el receptor
tenga que desplazar el scroll.
- Listas.
A veces, es imposible escribir un email corto. En esos casos, la cultura militar
recomienda utilizar listas para que el receptor pueda captar rápidamente el mensaje.
- Sin archivos adjuntos.
Para evitar colapsar la bandeja de entrada del receptor, los militares evitan adjuntar
archivos en los correos. En su lugar, envían enlaces para descargar la información que
iría en el adjunto. Otras ventajas de este método es que permite asegurarse que el
receptor tenga acceso siempre a la versión más actualizada del documento. Y además
permite comprobar que el destinatario tiene el nivel de seguridad adecuado para acceder
a dicho documento, aunque reciba el email por error.
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